Er muss kontrollieren, ob die Sicherheit der Daten garantiert ist. Werden die Informationen nicht mit dem Computer bearbeitet, sondern in Ordnern abgeheftet, muss die Geschäftsführung bei mehr als 19 zugangsberechtigten Kollegen aktiv werden.

Wer selbst jedoch Adresshändler ist oder einem anderen Berufszweig angehört, der besonders sensible Daten verwaltet, muss sich schon als Einmann-Firma nach einem Experten umzusehen. Ansonsten können Bußgelder bis zu 25.000 Euro fällig werden. Verstöße gegen das Datenschutzgesetz können mit 150.000 Euro, in besonders krassen Fällen sogar mit bis zu 250.000 Euro zu Buche schlagen.

Oft könnten Mitarbeiter sensible Daten problemlos kopieren, hier müssten mit entsprechenden Softwareprogrammen technische Hürden errichtet werden. „Mit einer solchen Lösung können Sie nicht nur protokollieren, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Sie können auch festlegen, dass eine Datei zwar in einem Ordner geöffnet, aber nirgends sonst gespeichert und hineinkopiert werden darf“, sagte Mathematiker Dr. Daldrop, Geschäftsführer der Tintrup Computer GmbH. Schon mit einer einfachen Windows-Lösung ließen sich zentral und im Netzwerk Gruppenrichtlinien festlegen, die jeden Zugriff genau einstellen und protokollieren.

Falls im Unternehmen ein Betriebsrat gewählt sei, müsse die Arbeitnehmervertretung aber vorher konsultiert werden. Nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gebe es ein Mitspracherecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.

Das öffentliche Verfahrensverzeichnis enthält u.a. die Namen von Inhabern, Vorständen oder sonstigen Personen der Unternehmensführung, des für den Datenschutz zuständigen Leiters sowie die Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -erarbeitung oder -nutzung. Daneben gibt es das interne Verfahrensverzeichnis. Es enthält eine allgemeine Beschreibung, mit der vorläufig beurteilt werden kann, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 Bundesdatenschutzgesetz zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind. Darunter fällt beispielsweise, dass Unbefugte die technischen Anlagen nicht betreten dürfen oder die Datenverarbeitungssysteme nicht nutzen können.